Создание отдела управления персоналом «с нуля»

Широко распространенная ситуация из жизни: вас пригласили в компанию на позицию руководителя отдела управления персоналом. Ваша стратегическая цель этот, собственно, отдел и создать, «с нуля». Для менеджера з 2-3 летним опытом работы задача вполне по плечу. Наверняка у вас возникла целая гамма чувств: от радости (наконец-то!) до страха (с чего начать?!). В этот момент нужно прийти в состояние душевного равновесия и перед тем, как действовать, ответить на несколько простых и очень важных вопросов. Ответы помогут вам понять, чего ожидает от вас владелец бизнеса и что на самом деле нужно вашей организации, чтобы достигать стратегических целей. Итак, простые вопросы о важном.

Что именно имел в виду собственник под созданием отдела персонала в организации? И что означает «с нуля»?

На первый взгляд вопрос звучит абсурдно. Но опыт работы и проектов, проведенных в разных организациях, показали, что тут могут быть различия в понимании менеджером по персоналу и руководством компании.

Если в организации до сих пор не было отдела управления персоналом (дальше – отдел УП), некоторые функции все же присутствуют обязательно. Кто-то отвечает за ведение кадровой документации, кто-то проводить поиск и отбор сотрудников на вакантные позиции, кто-то как-то их потом обучает. Важно определить, что уже есть, кто именно эту работу выполняет и насколько эффективно все это работает.

Выясните обязательно, что именно имел в виду руководитель компании или собственник под понятием «отдел персонала»: кадровое администрирование, все классические функции или что-то уникальное для вашей организации. Например, подразделение, которое занимается рекрутингом, обучением и описанием бизнес-процессов. Или это два человека, которые организовывают кадровый учет и корпоративные мероприятие, а все остальное делают линейные руководители (им хватает компетентности и экономически это более целесообразно).

Ваше видение и видение руководства организации должны совпадать на 100%. Это обеспечит нужную поддержку, успешность отдела и его принятие всеми сотрудниками организации.

Какова стратегия развития вашей организации? Какой ее видят собственники через 3-5 лет?

От понимания вами стратегии зависит то, какими будут цели и функции создаваемого отдела на ближайший год и на 3-5 лет, с чего в первую очередь нужно начинать работу, сколько сотрудников нужно будет, когда и какими профессиональными и персональными компетенциями они должны владеть, чтобы достигать поставленных целей.

На каком жизненном этапе находится ваша организация на момент возникновения идеи создать отдел персонала?

Почему это важно? Каждый этап развития организации имеет свои характерные особенности, потребности и проблемы, которые HR функция должна решить. Коротко рассмотрим этапы развития организации (по И. Адизесу):

Этапы формирования (Ухаживание и Младенчество). Это этапы зарождения идеи и вовлечение в бизнес единомышленников. На этом этапе отдельной функции менеджера по персоналу, конечно, нет. Всю необходимую работу выполняет собственник и люди, которые с ним работают. Или HR-функция может частично отдаваться на аутсорс, если у собственника есть положительный опыт такого сотрудничества.

Этапы активного роста (Давай-давай, Юность, Расцвет). Происходит стремительное увеличение численности персонала, могут возникнуть иерархия, отдельные подразделения, среднее звено управления.. В это время в организации обычно появляется менеджер по персоналу, от которого ожидают решения всех накопившихся проблем: кадровое делопроизводство, поиск персонала, распределение зон ответственности и полномочий. Со временем формируется направление УП и к функционалу добавятся оценка выполнения и компетенций, развитие сотрудников и менеджеров, мотивация и стимулированиеПоявление большого количества новых людей меняет «семейную» атмосферу компании, важно выстраивать правильную систему коммуникации во избежание разделения на «своих» и «чужих».

Этап стабилизации. Организация замедляет свой рост, численность персонала становится более стабильной, происходит формализация всех бизнес-процессов. На этом этапе в организации уже сформировано и полноценно работает направление УП.

.Этап спада (Аристократия, Охота за ведьмами, Бюрократия). Проводятся оптимизация производства, процессов и персонала. На этом этапе HR-у важно занять проактивную позицию, выстроить постоянную коммуникацию между сотрудниками и руководством, и работать с наименьшим репутационным уроном для компании.

Цели и ожидаемые результаты работы отдела УП – это самые важные и определяющие вещи

В свое время при создании отдела УП мы столкнулись с сопротивлением со стороны части менеджмента из-за непонимания для чего нужен отдел, какими будут цели его работы, ответственность и полномочия в управлении. И не станут ли сотрудники отдела персонала «дармоедами и бюрократами» на шее руководителей других подразделений. Часть руководителей были рады возможности переложить на кого-то ответственность за работу с подчиненными.

Для того, чтобы побороть сопротивление и развеять ненужные ожидания, мы объяснили руководителям подразделений, что основные функции отдела УП - это разработка и внедрение в работу компании инструментов и процессов управления, совместный поиск эффективного решения проблем.

Следующим шагом было формирование стратегии управления персоналом, согласование ее с владельцем бизнеса и менеджментом. Исходя из стратегии, были сформированы четкие и понятные критерии оценки работы, по которым руководитель отдела, его сотрудники и руководство компании могли оценивать эффективность работы отдела. Их отсутствие, как правило, существенно усложняет аргументацию целесообразности существования отдела УП в компании. Также регулярно озвучивались цели работы отдела, достигнутые результаты и польза от работы специалистов отдела для организации в целом.

Определение основных функций и зон ответственности отдела УП

Одна из важнейших задач– профессиональное позиционирование отдела в организации: четкое описание роли по отношению к руководству, определение круга решаемых задач и зон принимаемой ответственности. Важно понимать, что у отдела УП существует только один заказчик – собственник бизнеса или топ-менеджер. Для него отдел является источником экспертизы в вопросах управления персоналом.

Основными целями в начале его функционирования, как правило, являются следующие:

• Создание и оптимизация кадрового делопроизводства
• Внедрение эффективного процесса поиска и отбора персонала, системы адаптации новичков
• Формирование стратегии управления персоналом и кадровой политики организации
• Разработка и внедрение системы оценивания выполнения, пересмотр существующего подхода к вознаграждению и создание, если необходимо, более эффективной и четкой системы вознаграждение и мотивации
• Внедрение системы оценки развития компетенций, системы развития персонала
• Формирование и поддержание корпоративной культуры: управление вовлеченностью, построение эффективной системы коммуникации

Распределение зон ответственности между отделом УП и руководством компании, средним и линейным менеджментом выглядит следующим образом:

Модель компетенций и «правильная» модель мотивации сотрудника отдела УП

Сотрудник отдела УП должен четко осознавать разницу между работой на персонал (роль профсоюза и защитника угнетенных) и работой на цели бизнеса, а также уметь согласовывать свои личные ценности с задачами бизнеса. В критических ситуациях, при необходимости внедрять жесткие решения руководства может возникнуть вопрос «На кого я работаю: на таких же наемных работников, как и я, или на собственника?» Если принять позицию «чтобы всем было хорошо», профессиональная репутация будет потеряна.

Модель компетенций сотрудника отдела должна отображать ценности организации и содержать те компетенции, которые позволяют сотруднику эффективно выполнять свои функциональные обязанности и ожидаемые роли.

Важно, чтобы у HR-ов была внутренняя потребность в общении с людьми, потребность выполнять нужную и любимую работу, развиваться, делиться знаниями, потребность в достижениях и самореализации.

Примеры моделей компетенций для сотрудников отдела УП производственной компании:

Сколько сотрудников нужно для начала работы отдела персонала

Обычно в начале это один сотрудник – менеджер по персоналу, выполняющий все необходимые функции.

К этому вопросу стоит подходить с точки зрения здравого смысла и специфики деятельности организации.

Распишите все цели и задачи отдела как можно подробнее, разгруппируйте их по направлениям, учтите возможности автоматизации процессов отдела, текучесть персонала, географическое местоположение подразделений, участие линейных руководителей в процессах управления персоналом. И вам станет более понятно, сколько и каких сотрудников вам нужно. Лучше начать с меньшего количества и добавлять по мере возникновения реальной необходимости.

Примеры:

• В ритейловой компании с численностью больше 2 тыс. человек направление по управлению персоналом насчитывало 7 сотрудников
• В IT компании на 120 человек работало 3 рекрутера и один менеджер по персоналу, который выполнял все остальные необходимые функции

Поиск и отбор сотрудников

Как правило, мы начинаем искать внутри компании тех, кому такая работа может быть интересной, у кого есть потенциал и необходимые личностные компетенции. Плюс такого подхода очевиден: вам не нужно адаптировать человека к вашей корпоративной культуре, у него уже есть понимание бизнеса и его ценностей. Кроме того, сотрудник будет дополнительно мотивирован возможностью самореализации и выполнением той работы, которая ему нравится. Процесс отбора включает: телефонное интервью, собеседование, практические кейсы и наблюдение во время испытательного срока.

Формирование команды отдела

Помните, что ваша команда должна пройти все этапы от формирования, через шторм и нормирование, к полноценному функционированию и продуктивности. На каждом этапе у вас есть свои роли и от их качественного выполнения зависит успешность команды.

В первую очередь объясните всем стратегические цели компании и стратегические цели отдела. Четко распределите обязанности и зоны ответственности, поставьте четкие цели перед каждым. Проводите регулярные короткие оперативные совещания, чтобы все были в курсе того, что происходит в компании и отделе. Отмечайте успехи каждого и вашей команды в целом как формально, так и неформально.

Помните, что работа вашего отдела всегда будет примером для других.

И напоследок, схема, которая поможет вам не растеряться: