Ефективна розмова про відповідальність

Що робити, якщо працівники порушують свої зобов’язання і вам бракує терпіння

У кожного керівника хоча б один раз в житті виникала ситуація, коли працівник порушував дану обіцянку: не виконував доручене завдання, спізнювався, порушував прийняті правила дисципліни. Ось кілька історій.(Про всяк випадок: імена - видумані, історії - правдиві )

* Історія 1. Марта працює в компанії свого друга, Ігоря, вже три роки. Він запросив її на роботу ще в т і часи, коли і офісу нормального не було, і меблі були куплені вживані, і зарплата була майже символічною. Марта прийняла пропозицію, бо їй сподобалась ідея Ігоря, вони знались ще зі студентських часів і дружили сім'ями.

Іноді Марта запізнювалась на роботу, однак останнім часом це вже стало систематичним явищем. Кілька разів, коли Ігор зробив зауваження про запізнення своїм працівникам, вони нагадали, що і Марта теж запізнюється. Однак він нічого їй не говорить. То чому іншим не можна спізнюватись, а їй можна.

І це таки правда: Ігор все ніяк не наважувався поговорити про це з Мартою. Хоча йому дедалі важче стримуватись, він став більш дратівливим у спілкуванні з нею. Насправді, він думає, що Марта просто зловживає їхньою дружбою. І це ще більше ображає і нервує його.

Але як і про що з нею говорити? І що робити, якщо Марта образиться? Невже їхній дружбі прийде кінець?

** Історія 2. Галина, керівник зміни на виробництві, має проблеми з одним зі своїх нових працівників, Олегом: під час передачі зміни він вже вкотре приймає в свого попередника неприбране робоче місце, хоча це порушення встановлених правил. Крім того, це забирає той час,за який Олег має зробити важливе завдання від Галини і він постійно не встигає. І це, зрештою, погано впливає на роботу зміни, бо потім спізнюються інші. Галині вже кілька разів робив зауваження керівник виробництва і це її засмутило, їй було соромно, бо раніше такого не було. Невже Олег настільки безвідповідальний чи не вміє домовитись зі своїм попередником про прибирання? І чому, коли вона робить йому зауваження, він мовчки киває головою, обіцяє виправитись, а віз і нині там?

Історії не є поодинокими, і часто керівник вже не знає, що з цим робити: чи терпіти мовчки, чи в котрий раз читати нотацію, чи просто звільнити людину і не витрачати намарно зусилля?

Насправді ж це є приводом для серйозної розмови з людиною про її відповідальність. Результатом такої розмови має бути зобов'язання працівника виправити ситуацію, підкріплене його бажанням це зробити.

Щоб така розмова привела до очікуваного результату, варто зробити кілька кроків.

Спочатку зробіть свою "домашню роботу". Це насправді головна запорука успішної розмови.

Обдумайте, що є наслідками поведінки працівника і що може бути справжніми причинами. Обговорити потрібно причину, яка призвела до наслідків.

Щоб розібратись в цьому, прочитайте про 6 груп причин через які працівники порушують свої зобов'язання

Визначте, що конкретно має бути результатом вашої розмови

Це допоможе вам не зійти на манівці у випадку, коли людина буде надто емоційно реагувати на ваші припущення чи спробує відвести вашу увагу на інші питання, маніпулювати.

Поговоріть з працівником: з'ясуйте чи ви праві в своїх припущеннях і виявіть справжні причини порушення обіцянки

Робіть це в тихому, усамітненому місці, де ніхто не буде вас чути і заважати. Відведіть розмові достатньо часу. Створіть атмосферу безпеки і відкритості. Не погрожуйте, не маніпулюйте, не підвищуйте голос і не ображайте людину. Пам'ятайте про ціль розмови.

Озвучте ваше припущення і з'ясуйте, чи ви правильно зрозуміли причину порушення. Вислухайте працівника, він може вам пояснити реальну причину.

Обговоріть з працівником конкретний план дій

Це спонукає його взяти зобов'язання виправитись в тих межах, в яких він може впливати на ситуацію. Це також стане позитивним і конструктивним, націленим на позитивні зміни, завершенням вашої розмови.

Висловіть своє бачення виходу із ситуації. Вислухайте пропозиції працівника.

Домовтесь про конкретні кроки і теміни.

Контролюйте і підтримуйте працівника в його зусиллях

Пам'ятайте про контроль, щоб людина не почувалась покинутою. Виберіть той спосіб, який найбільше підходить до ситуації. Тоді людина буде сприймати свої зобов'язання серйозно і ви матимете можливість вчасно вплинути на результат.

Отже, важливі речі:

• не замовчуйте порушень, це погано впливає на атмосферу в команді і на її результат
• готуйтесь до розмови, не говоріть в збудженому стані
• ставте ціль на розмову
• з'ясовуйте реальні причини порушення
• розмовляйте з людиною доброзичливо
• якщо градус емоцій підвищується, відкладіть розмову, але не на довго
• обговоріть план дій
• контролюйте і підтримуйте
• якщо не допомагає, використовуйте дисциплінарний вплив

Якщо ж вам і вашій команді керівників потрібно натренувати навички вести ефективні розмови про відповідальність, звертайтесь.

Детальніше про наш тренінг-практикум Серйозна розмова про відповідальність..

Успіхів вам та ефективних розмов!

Ольга Садоха,

Бізнес-тренер, СЕО River Of Knowledge